Ile czasu menedżerowie tracą na zadania administracyjne?

Według badania Factorial, 46% menedżerów przyznaje, że traci na administrację ponad 5 godzin tygodniowo. Dla wielu osób oznacza to znaczną część tygodnia odciętą od pracy strategicznej.

Na co menedżerowie chcieliby przeznaczyć odzyskany czas?

Najczęściej wskazywano pracę strategiczną (57%), następnie szkolenia (42%) i zarządzanie zespołem (27%). Odpowiedzi mogły się sumować, bo respondenci mogli wybrać więcej niż jedną opcję.

Czy firmy faktycznie zmieniają rolę menedżera?

Blisko trzy czwarte firm (73%) deklaruje taki zamiar, jednak tylko 7% może pochwalić się znaczącym postępem. Różnica między planami a wdrożeniem jest więc bardzo duża.

Jak AI wpływa na obowiązki kadry kierowniczej?

W ciągu 12 miesięcy AI lub automatyzacja zmieniły obowiązki 65% kadry. Tylko 17% menedżerów ocenia jednak swoją biegłość w AI jako zaawansowaną.

Rola menedżera w 2025 roku: biurokracja, AI i zmiany w firmach

Biurokracja zabiera menedżerom czas na strategię. Sprawdź, co pokazują dane badania Factorial i jak odzyskać czas dla pracy z zespołem.

Badanie Factorial o roli menedżerów pokazuje, że biurokracja, sztuczna inteligencja i presja zmian w firmach coraz mocniej wpływają na to, czym kadra kierownicza zajmuje się na co dzień. Wyniki opierają się na opiniach ponad tysiąca menedżerów i ekspertów.

Dlaczego biurokracja odciąga menedżerów od strategii?

Najwięcej uwagi przyciąga skala problemu. Aż 70% menedżerów uważa, że biurokracja odciąga ich od strategicznego myślenia, a 46% przyznaje, że na zadania administracyjne traci ponad 5 godzin tygodniowo. To nie jest drobna niedogodność, lecz realny koszt, który przekłada się na tempo podejmowania decyzji i jakość planowania.

Warto zauważyć, że problem dotyczy przede wszystkim tego, jak czas jest rozdzielany, a nie tylko tego, ile go jest. Menedżer, który co tydzień wypełnia raporty, akceptuje wnioski urlopowe i ręcznie uzgadnia obiegi dokumentów, ma coraz mniej okazji do zajęcia się kierunkiem rozwoju zespołu.

Na co menedżerowie wydaliby odzyskany czas?

Gdyby mogli odzyskać czas, najczęściej wybieraliby pracę strategiczną. Poniższa tabela zestawia odpowiedzi badanych.

Obszar, na który menedżerowie przeznaczyliby czas	Odsetek wskazań
Praca strategiczna	57%
Szkolenia	42%
Zarządzanie zespołem	27%

Dane pokazują ciekawą hierarchię. Rozwój kompetencji własnych i zespołu jest ważniejszy niż bezpośrednia obsługa ludzi, a to może sugerować, że menedżerowie czują presję na podnoszenie wiedzy, której dziś często brakuje im w ciągu dnia pracy.

Czy firmy realnie zmieniają rolę menedżera?

Zmiana roli menedżera jest w firmach tematem numer jeden, ale wdrożenia idą wolno. Blisko 3/4 firm (73%) chce zmienić tę rolę, a znaczący postęp osiągnęło zaledwie 7% z nich. Ta luka między intencją a efektem jest najważniejszym wnioskiem z badania.

Dlaczego wdrożenia się nie udają?

Najczęściej zmiany wymagają jednoczesnej pracy nad procesami, narzędziami i kompetencjami. Jeśli firma deklaruje nowy model zarządzania, ale nie zdejmuje z menedżerów części obowiązków administracyjnych, nowa rola pozostaje tylko na papierze.

Jak AI i automatyzacja zmieniają pracę kadry?

AI nie jest już odległą perspektywą. Według badania Factorial, w ciągu 12 miesięcy AI lub automatyzacja zmieniły obowiązki 65% kadry, a 46% pracowników biurowych regularnie korzysta z generatywnej AI. Jednocześnie tylko 17% menedżerów ocenia swoją biegłość w tym obszarze jako zaawansowaną.

Ta rozbieżność jest istotna. Narzędzia są już w użyciu, ale umiejętności, które pozwalają świadomie je wykorzystać do odciążenia menedżera, wciąż rozwijają się powoli.

Jak pogodzić zwinne zarządzanie z oczekiwaniami pracowników?

Aż 85% kadry uznaje zwinne zarządzanie za istotne, lecz 75% pracowników oczekuje stabilności i przewidywalności. Obie grupy potrzeb trzeba zatem pogodzić, a nie wybierać między nimi.

Praktyczne podejście polega na tym, by szybkie iteracje dotyczyły projektów i priorytetów, natomiast zasady współpracy, rytm spotkań i zakres odpowiedzialności pozostały czytelne. Zespół, który wie, czego może się spodziewać, łatwiej przyjmuje częste zmiany kierunku.

Co to oznacza dla Ciebie

Jeśli jesteś menedżerem, zacznij od prostego audytu. Przez tydzień zapisuj, ile czasu zajmują Ci zadania administracyjne, i porównaj to z czasem poświęconym zespołowi oraz strategii. Liczby z badania, czyli ponad 5 godzin tygodniowo jako częsta skala problemu, mogą stanowić punkt odniesienia.

Jeśli odpowiadasz za zmiany w firmie, nie ograniczaj się do deklaracji. Zadaj sobie pytanie, które obowiązki można przekazać systemom, a które wymagają człowieka, i wyznacz konkretnych właścicieli każdego procesu. Dopiero wtedy różnica między planem a wdrożeniem zacznie się zmniejszać.

Jeśli rozwijasz karierę, warto potraktować AI jako narzędzie do odciążenia, a nie jako dodatkową pozycję w kalendarzu. Factorial przygotował przewodnik w formie e-booka, w którym 29 ekspertów omawia trzy obszary: relacje pracownik–biznes, modernizację procesów i budowę zespołów. To dobra lektura dla osób, które chcą połączyć te tematy w praktyczny plan działania.

Na koniec warto przytoczyć słowa Tomasza Wykowskiego, Country Managera Factorial w Polsce, które HRstandard.pl przytoczył w swoim materiale: „Trudno jednak realizować tę rolę, jeśli znaczną część czasu pochłaniają zadania administracyjne”. Ta myśl dobrze podsumowuje sedno problemu: bez uporządkowania codziennych obowiązków trudno o realne zmiany w roli menedżera.