Ile produktywności można stracić przez multitasking?

Według HRstandard.pl multitasking może obniżyć produktywność nawet o 40%. Największe straty wynikają z częstego przeskakiwania między zadaniami, a nie z samego prowadzenia kilku projektów naraz.

Czy da się połączyć dwie czynności jednocześnie bez szkody?

Tak, ale tylko wtedy, gdy jedna z nich jest prosta i nawykowa, na przykład słuchanie podcastu podczas biegania. Zadania wymagające skupienia i analizy lepiej wykonywać jedno po drugim.

Jakie metody pomagają zapanować nad czasem w pracy?

Technika Pomodoro i time blocking porządkują pracę dzięki wyznaczonym blokom czasu i przerwom. Macierz Eisenhowera pomaga natomiast rozdzielić zadania na ważne i pilne.

Jak przestać odkładać duże zadania?

Najskuteczniej jest podzielić duże zadanie na mniejsze etapy z własnym terminem. Dzięki temu każdy krok wydaje się wykonalny, a postęp jest widoczny.

Multitasking a produktywność: jak lepiej zarządzać czasem w pracy

Multitasking może obniżyć produktywność nawet o 40%. Sprawdź, jakie metody planowania pracy i ustalania priorytetów pomagają utrzymać skupienie.

Multitasking, czyli równoległe wykonywanie kilku zadań, może według HRstandard.pl obniżyć produktywność nawet o 40%. Dla osób pracujących w biurze, na stanowiskach menedżerskich i przy prowadzeniu własnej firmy to liczba, która warta jest zatrzymania się nad własnym kalendarzem.

Dlaczego przeskakiwanie między zadaniami obniża wyniki?

Mózg nie przełącza się między czynnościami bez kosztów. Za każdym razem, gdy przerywasz jeden wątek, aby zająć się innym, tracisz chwilę na ponowne wejście w kontekst. Badania Rubinsteina, na które powołuje się HRstandard.pl, pokazują, że takie przeskoki spowalniają pracę i zwiększają liczbę błędów.

Warto też zwrócić uwagę na porę dnia. Materiał przywołuje dane Texas A&M University, według których wydajność spada po południu, a szczególnie wyraźnie w piątki. Jeśli więc najtrudniejsze zadania przesuwasz na koniec tygodnia i na popołudnie, realnie pracujesz z mniejszą mocą.

Jak planować dzień, żeby nie tracić skupienia?

Dwie popularne metody działają w odmienny, ale uzupełniający się sposób.

Technika Pomodoro dzieli pracę na krótkie, wyznaczone odcinki, po których następuje pauza. Wymusza ona regularne odpoczynki i ogranicza zmęczenie.
Time blocking polega na przypisaniu konkretnych bloków kalendarza do konkretnych zadań. Zamiast pytać siebie, co zrobić teraz, wiesz, że o określonej godzinie zajmujesz się wyłącznie jednym tematem.

Przeładowany kalendarz działa przeciwko obu metodom. Doba ma 24 godziny, niezależnie od tego, jak gęsto zapełnisz ją spotkaniami. Dlatego planowanie warto zacząć od odjęcia czasu na przerwy, dojazdy i nieprzewidziane sprawy.

Ważne czy pilne? Macierz Eisenhowera w praktyce

Macierz Eisenhowera dzieli zadania na cztery grupy według dwóch kryteriów: ważności i pilności. Pozwala szybko odpowiedzieć na pytanie, co wykonać najpierw, a co można przesunąć albo oddać innej osobie.

Metoda	Główna funkcja	Dla kogo najbardziej przydatna
Pomodoro	Wymusza pauzy i krótkie sesje pracy	Osoby, które łatwo się rozpraszają
Time blocking	Przypisuje zadania do konkretnych godzin	Osoby z dużą liczbą spotkań i zadań
Macierz Eisenhowera	Rozdziela zadania na ważne i pilne	Osoby, które często działają „gaszeniem pożarów”

Czy można łączyć czynności i kiedy to ma sens?

Daniel Kahneman opisał dwa tryby myślenia. System pierwszy działa nawykowo i szybko, a system drugi wymaga świadomego wysiłku. Według HRstandard.pl połączenie zadań jest rozsądne wtedy, gdy łączysz czynności pierwszego typu, na przykład bieganie z podcastem. Multitasking staje się natomiast szkodliwy, gdy próbujesz równocześnie pisać raport, analizować dane i odpowiadać na wiadomości, bo wszystkie te zadania wymagają systemu drugiego.

Jak ruszyć z prokrastynacją przy dużych projektach?

Duże zadania paraliżują, bo ich rozmiar sprawia, że nie wiadomo, od czego zacząć. Rozwiązaniem jest podział na mniejsze części. Przykład z materiału HRstandard.pl dobrze to ilustruje: napisanie książki można rozpisać na wstęp, poszczególne rozdziały i plan miesięczny. Każdy element ma wtedy własny termin i wyraźnie widoczny efekt, a postęp przestaje być abstrakcją.

Dlaczego asertywność i delegowanie są częścią zarządzania czasem?

Czas często ucieka nie przez własne decyzje, lecz przez cudze prośby. Brak asertywności sprawia, że problemy innych osób zajmują miejsce na Twoje priorytety. Jakub B. Bączek, mentor i wykładowca MBA w Akademii Leona Koźmińskiego, zwraca uwagę, że asertywność obejmuje także umiejętność wyznaczania sobie czasu na ważne sprawy.

Delegowanie to z kolei jedno z kluczowych narzędzi dla przedsiębiorców i menedżerów. Zadania, które nie wymagają Twojego udziału, warto przekazać osobom z odpowiednimi kompetencjami. Zyskujesz czas na działania o największym znaczeniu.

Co to oznacza dla Ciebie?

Multitasking nie jest oznaką efektywności, tylko zwykle sygnałem chaosu w planowaniu. Jeśli zauważasz, że kończysz dzień zmęczony, a lista zadań wcale się nie skraca, zacznij od prostych zmian: wybierz jedną metodę planowania, zaplanuj najtrudniejsze zadania na najlepsze godziny i wprowadź blok czasu bez powiadomień. Dopiero potem warto sięgać po delegowanie i ćwiczenie asertywności. Te zmiany nie wymagają dużych nakładów, a mogą wyraźnie uporządkować Twoją pracę.